La digitalización de documentos es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales. La problemática de algunas empresas es el acumulamiento de documentos que a veces son inmanejables al momento de realizar su búsqueda.

La disponibilidad digital de los documentos de una empresa permite acceder de forma inmediata a los documentos digitales, agilidad en los trámites burocráticos, seguridad en el acceso restringido y un sinfín de beneficios que redundan en la optimización de todos los procesos en los que interviene la documentación. Además, se logra el indiscutible beneficio de una drástica reducción de los espacios ocupados para su almacenamiento físico.

Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computadora personal, en arreglos de discos o sistemas de almacenamiento masivo, con respaldos en discos CD-R o DVD que garantizan su conservación en óptimas condiciones, un buen ejemplo sería el que para almacenar 300.000 hojas se necesita un espacio de aproximadamente 80 m2, en cambio 300.000 imágenes se pueden almacenar en 30 CD-R.

 

  • Ventajas
  • Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios.
  • Reducción de riesgos por pérdida de documentos y deterioros.
  • Ahorros en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc.
  • A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente  con el paso del tiempo.
  • Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio o la Red.
  • Se comparten los documentos digitales a través de Internet o de CD´s, NO a través de Fotocopias.
  • Al complementar la Digitalización más una Plataforma Documental, permite una Rápida Consulta de los Documentos y un Archivo Único existente para cada uno de los procesos internos de una empresa.